Punky Meina Sinthia / 4KA38: PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

1. DEFINISI DAN DASAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang dihadapinya dengan tegas. Hal ini berkaitan dengan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang apa yang harus dilakukan dan mengenai unsur-unsur perencanaan. Dapat juga dikatakan bahwa keputusan itu sesungguhnya merupakan hasil proses pemikiran yang berupa pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya.

Keputusan itu sendiri merupakan unsur kegiatan yang sangat penting. Jiwa kepemimpinan seseorang itu dapat diketahui dari kemampuan mengatasi masalah dan mengambil keputusan yang tepat. Keputusan yang tepat adalah keputusan yang berbobot dan dapat diterima bawahan. Ini biasanya merupakan keseimbangan antara disiplin yang harus ditegakkan dan sikap manusiawi terhadap bawahan. Keputusan yang demikian ini juga dinamakan keputusan yang mendasarkan diri pada relasi sesama.Ada beberapa definisi tentang pengambilan keputusan. Dalam hal ini arti pengambilan keputusan sama dengan pembuatan keputusan.

Definisi pengambilan keputusan adalah : pemilihan alternatif perilaku dari dua alternatif atau lebih tindakan pimpinan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam organisasi yang dipimpinnya dengan melalui pemilihan satu diantara alternatif-alternatif yang dimungkinkan.

v Dan keputusan di dalam manajemen dibagi 2 :

· Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang-ulang dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tingkat bawah. Contoh keputusan pemesanan barang.

· Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain merupakan contoh keputusan tidak terprogram.

v Dasar Pengambilan Keputusan

Pengambilan Keputusan Berdasarkan Intuisi yaitu : Pengambilan keputusan yang berdasarkan perasaan hati yang seringkali bersifat subyektif. Pengambilan keputusan yang berdasarkan intuisi membutuhkan waktu yang singkat, untuk masalah-masalah yang dampaknya terbatas, pada umumnya pengambilan keputusan yang bersifat intuitif akan memberikan kepuasan sepihak dan bersifat perasaan.

v
Sifat subjektif dari keputusuan intuitif ini memberikan keuntungan, yaitu :

a) Pengambilan keputusan oleh satu pihak sehingga mudah untuk memutuskan.

b) Keputusan intuitif lebih tepat untuk masalah-masalah yang bersifat kemanusiaan

c) Pengambilan Keputusan Rasional : yaitu Pengambilan keputusan yang dibuat berdasarkan pertimbangan rasional berfikir dan lebih bersifat objektif. Keputusan yang bersifat rasional berkaitan dengan daya guna pikir. Masalah–masalah yang dihadapi merupakan masalah yang memerlukan pemecahan rasional. Keputusan yang dibuat berdasarkan pertimbangan rasional lebih bersifat objektif dan dapat diukur.

d) Pengambilan Keputusan Berdasarkan Pengalaman : yaitu Pengambilan keputusan yang berdasarkan pengalaman-pengalaman yang diperoleh sehingga dapat digunakan untuk memperkirakan apa yang menjadi latar belakang masalah dan bagaimana arah penyelesaiannya. Keputusan yang berdasarkan pengalaman sangat bermanfaat bagi pengetahuan praktis di kemudian hari.

e) Pengambilan Keputusan Berdasarkan Fakta : yaitu Pengambilan keputusan yang dibuat berdasarkan data empiris dan fakta nyata sehingga dapat memberikan keputusan yang valid sehingga tingkat kepercayaan terhadap pengambil keputusan dapat lebih tinggi. Istilah fakta perlu dikaitkan dengan istilah data dan informasi. Kumpulan fakta yang telah dikelompokkan secara sistematis dinamakan data. Sedangkan informasi adalah hasil pengolahan dari data. Dengan demikinan, data harus diolah lebih dulu menjadi informasi yang kemudian dijadikan dasar pengambilan keputusan.

f) Pengambilan Keputusan Berdasarkan Wewenang : yaitu pengambilan keputusan yang berdasarkan atas wewenang/kedudukan yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi pemimpin. Setiap orang yang menjadi pimpinan organisasi mempunyai tugas dan wewenang untuk mengambil keputusan dalam rangka menjalankan kegiatan demi tercapainya tujuan organisasi yang efektif dan efisien.

2. JENIS- JENIS KEPUTUSAN

Jenis keputusan dalam sebuah organisasi dapat digolongkan berdasarkan banyaknya waktu yang diperlukan untuk mengambil keputusan tersebut, bagian mana organisasi harus dapat melibatkan dalam mengambil keputusan dan pada bagian organisasi mana keputusan tersebut difokuskan.

v Secara garis besar jenis keputusan terbagi menjadi dua bagian yaitu :

a) Keputusan Rutin

Keputusan Rutin adalah Keputusan yang sifatnya rutin dan berulang- ulang serta biasanya telah dikembangkan untuk mengendalikannya.

b) Keputusan tidak Rutin

Keputusan tidak Rutin adalah Keputusan yang diambil pada saat-saat khusus dan tidak bersifat rutin.

3. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Ø Fisik

Didasarkan pada rasa yang dialami pada tubuh, seperti rasa tidak nyaman, atau kenikmatan. Ada kecenderungan menghindari tingkah laku yang menimbulkan rasa tidak senang, sebaliknya memilih tingkah laku yang memberikan kesenangan RasionalDidasarkan pada pengetahuan orang-orang mendapatkan informasi, memahami situasi dan berbagai konsekuensinya.

Ø Praktikal
Didasarkan pada keterampilan individual dan kemampuan melaksanakan. Seseorang akan menilai potensi diri dan kepercayaan dirinya melalui kemampuanya dalam bertindak.

Ø Interpersonal
Didasarkan pada pengaruh jaringan sosial yang ada. Hubungan antar satu orang keorang lainnya dapat mempengaruhi tindakan individual.

Ø Struktural
Didasarkan pada lingkup sosial, ekonomi dan politik. Lingkungan mungkin memberikan hasil yang mendukung atau mengkritik suatu tingkah laku tertentu.Selanjutnya, John D.Miller dalam Imam Murtono (2009) menjelaskan faktor-faktor yang berpengaruh dalam pengambilan keputusan adalah: jenis kelamin pria atau wanita, peranan pengambilan keputusan, dan keterbatasan kemampuan.

v KONDISI YANG MEMPENGARUHI KEPUTUSAN

Selain ketersediaan informasi yang sangat erat dengan hasil keputusan, juga hal – hal lain yang mempengaruhi kondisi tersebut dan perlu diperhatikan, Yaitu :

Ø Kondisi kepastian: Kondisi kepastian merupakan kondisi dimana pengambil keputusan mempunyai informasi yang lengkap mengenai masalah yang dihadapi, alternatip pemecahan masalah dan hasil yang mungkin diperoleh, sehingga pengambil keputusan dalam kondisi yang pasti, jika dirinya dapat mengontrol dan mengantisipasi sepenuhnya terhadap kejadian yang akan timbul.

Ø Risiko : Risiko merupakan kondisi yang dapat diindentifikasi, didefinisikan, diprediksi kemungkinan terjadinya dan kemungkinan hasil dari setiap alternatif yang diambil, biasanya kondisi yang demikian itu timbul jika pengambil keputusan dalam keadaan keterbatasan informasi yang berkaitan dengan keputusan yang akan ditetapkanya, sebaliknya , suatu risiko tidak akan terjadi jika pengambil keputusan dapat merumuskan suatu kemungkinan secara obyektif.

Ø Kondisi ketidak pastian: Merupakan kondisi dimana pengambil keputusan tidak memiliki informasi yang diperlukan dalam pengambil keputusan. Dalam hal yang demikian , pengambil keputusan juga tak mampu untuk menetapkan berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebagai hasil dari pemilihan alternatif yang diambilnya. Karena keputusan yang diambil bersifat spekulatif, dan sering kali mengandalkan intuisi yang semata sebagai pedomanya.

v PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Kata proses pada dasarnya berkaitan dengan urutan langkah yang mengarah pada hasil tertentu, sehingga didalam proses pengambilan keputusan tidak akan terlepas dari :

Ø intelligence ( penyelidikan ) :yaitu pencarian kondisi yang memerlukan keputusan

Ø design ( rancangan ) :Yaitu dengan pengembangan dan analisis terhadap berbagai kemungkinan tindakan, dan

Ø choice ( pemilihan ) :yang berkenaan dengan pemilihan tindakan yang sesungguhnya.

v GAYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN.

Perilaku seseorang akan mendekati dalam melaksanakan pengambilan. Gaya kepemimpinan dan gaya hidup adalah dua diantara contoh gaya yang mempengaruhi didalam mengambil keputusan. Seperti halnya gaya ( perilaku ) kepemimpinan yang ditampilkan oleh seseorang didalam melakukan pengambilan keputusanpun bermacam – macam. Menurut Carl Jung ( 1923 ) seorang psikolog telah mengindentifikasikan empat fungsi dalam kaitanya dengan pengambilan keputusan, Yaitu :

Ø sensing ( pengideraan ): berkaitan dengan tendensi untuk mencari fakta, bersifat realistis, dan melihat sesuatu dalam perspektif yang obyektif. Karenanya fungsi ini menempatkan nilai yang tinggi pada fakta yang dapat divertivikasi oleh penggunaan pancaindera , menyukai rutinitas dan presisi.

Ø intuiting ( intuisi ) :Yaitu berkaitan dengan tendensi untuk mencoba menyingkap kemungkinan – kemungkinan baru guna mengubah cara menangani sesuatu. Menyukai situasi yang baru dan unik , tidak menyukai hal – hal yang bersifat rutin, detail dan presisi.

Ø thinking ( pemikiran): adalah tendensi untuk mencari hubungan sebab akibat yang sistematik untuk dianalisis secara utuh, dan membedakan dengan tegas antara yang benar dan yang salah, dan pemikiranya bertumpu pada proses kognitif.

Ø feeling ( perasaan ): yaitu tendensi untuk mempertimbangkan bagaimana perasaan diri sendiri dan orang lain sebagai akibat dari keputusan – keputusan yang dibuat, dalam hal ini ada perbedaan – perbedaan antara yang baik dan buruk, bernilai dan tak bernilai.dan ia menggantungkan diri pada proses afektif

v PENGAMBILAN KEPUTUSAN SECARA KELOMPOK

Proses pengambilan keputusan kelompok adalah salah satu corak proses pengambilan keputusan dalam organisasi. Ciri dari prosesnya ditandai dengan keterlibatan dan partisipasi orang banyak. Sering kali keputusan semacam ini dianggap ideal dan dipergunakan secara luas dalam organisasi . Namun, apakah hal ini berarti bahwa keputusan kelompok selalu lebih disukai dari pada keputusan oleh individu sendiri ? pertanyaan ini tergantung dari berbagai faktor, yaitu keunggulan dan kekurangan dari keputusan kelompok tersebut, yakni :

Ø Keunggulan keputusan kelompok

Keputusan individual dan kelompok ini masing – masing memiliki kekuatan sendiri – sendiri, karenanya masing – masing juga tidak selalu ideal untuk semua situasi. Namun beberapa keunggulan keputusan kelompok dibandingkan dengan keputusan individual adalah sebagai berikut :

Ø Informasi dan pengetahuan lebih lengkap. Dalam menghimpun sumber daya dari sejumlah individu , berarti lebih banyak masukan yang dipakai dalam proses pembuatan keputusan.

Ø Keragaman pandangan lebih banyak. Selain masukan yang banyak, kelompok dapat membawa serta heterogenitas mereka kedalam proses keputusan. Hal ini membuka peluang bagi lebih banyak pendekatan dan alternatip yang akan menjadi pertimbangan.

Ø Penerimaan keputusan lebih besar. Banyak solusi yang ternyata gagal setelah keputusan diambil, karena orang – orang tidak dapat menerima hasil keputusan tersebut. Akan tetapi , bila orang yang akan dikenai oleh keputusan itu dan orang tersebut dapat ambil bagian dalam proses pembuatanya, maka mereka lebih cenderung untuk menerimanya, dan bahkan akan mendorong orang lain untuk menerimanya.

Ø Legitimasi keputusan lebih kuat. Masyarakat kita menghargai metode – metode yang demokratis. Proses pengambilan keputusan kelompok yang konsisten dengan sikap demokratis dipandang lebih memiliki keabsahan dari pada keputusan yang dibuat oleh seorang individu.

v Kekurangan keputusan kelompok

Disamping keunggulan – keunggulanya. Sudah barang tentu keputusan kelompok juga mengandung kelemahan. Beberapa kekurangan keputusan kelompok antara lain :

Ø Memakan waktu.Untuk membentuk suatu kelompok sudah jelas membutuhkan waktu tersendiri. Proses interaksi yang terjadi begitu kelompok terbentuk juga sering sekali tidak efisien. Akhirnya kelompok membutuhkan waktu yang lebih lama untuk mencapai kesepakatan terhadap sebuah solusi dari pada yang dapat dilakukan seorang individu. Hal ini tentu saja membatasi kemampuan manajemen untuk bertindak cepat pada saat diperlukan.

Ø Tekanan untuk sependapat. Keinginan anggota kelompok untuk diterima dan dipertimbangkan sebagai aset bagi kelompok akan mengakibatkan adanya penekanan pada pihak yang berbeda pendapat, dan mendorong persesuaian diantara sejumlah pandangan. Keadaan seperti ini juga mmendorong terjadinya pemikiran kelompok ( groupthink ) akan dimana tekanan kelompok mengarah pada menurunya efisiensi mental, minimnya uji realitas, dan kurangnya pertimbangan moral.

Ø Dominasi oleh minoritas. Boleh jadi didominasi oleh satu atau beberapa anggota Jika koalisi dominasi ini juga terdiri anggota yang berkemampuan rendah dan menengah, maka efektifitas kelompok secara keseluruhan akan mengalami gangguan.

Ø Tanggung jawab yang kabur. Anggota kelompok sama berbagi ( share ) tanggung jawab, tetapi tak jelas siapa yang bertanggung jawab, sedangkan pada keputusan kelompok tanggung jawab dari setiap anggota diabaikan.

v TEKNIK – TEKNIK KEPUTUSAN DALAM KELOMPOK

Bentuk yang paling lazim ( tradisional ) dalam proses pengambilan keputusan kelompok terjadi dalam interaksi tatap muka. Dalam hal ini, teknik – teknik brainstorming ( sumbang saran ), nominal group ( kelompok nominal ), dan delphi telah dianggap sebagai cara yang baik untuk meminimalkan berbagai masalah yang timbul didalam interaksi kelompok tradisional itu.

Ø Brainstorming

Teknik brainstorming adalah salah satu bentuk teknik kelompok. Pada pokoknya teknik ini untuk menggali dan mendapatkan gagasan – gagasan dari anggota kelompok. Karena, teknik brainstorming lebih berfokus pada penggalian gagasan daripada evaluasi gagasan. Semakin banyak gagasan yang digali, maka semakin besar peluang untuk mendapatkan solusi kreatif atas sesuatu masalah yang dihadapi.

Namun demikian teknik ini mengandung beberapa kelemahan , Yaitu :

a..Hanya dapat diterapkan pada masalah – masalah yang sederhana

b. Sangat memakan waktu dan biaya,

c. Hanya menghasilkan ide – ide yang dangkal.

Ø Nominal group technique

Berbeda dengan brainstorming, nominal group technique (NGT) berkenaan dengan penggalian dan evaluasi gagasan sekaligus. Pada mulanya gagasan – gagasan digali secara nominal ( tanpa interaksi ) guna menghindari hambatan dan permufakatan. Selanjutnya, pada waktu evaluasi atas gagasan, interaksi dan diskusi dimungkinkan, namun dalam situasi yang terstruktur agar setiap gagasan mendapatkan perhatian yang proporsional.

Ø Delphi Technique

Teknik dekphi sedikit berbeda dengan NGT, dalam mana prosesnya semata mata tergantung pada kelompok nominal( para pakar ) sebagai partisipan yang kesemuanya tidak melakukan interaksi tatap muka. Jadi, dengan teknik ini sangat mungkin kita dapatkan sejumlah pakar tanpa harus mengumpulkan mereka pada disatu tempat pada waktu yang sama. Perlu ditekankan disini bahwa para pakar tersebut tidaklah membuat keputusan akhir, tetapi lebih sebagai penyaji informasi bagi pengambil keputusan dalam organisasi. Inti dari teknik ini pada penggunaan serangkaian kuisioner yang dikirimkan kepada responden untuk mendapatkan masukan. Selanjutnya dari jawaban yang mereka masukan diolah lagi oleh pihak pengambil keputusan untuk merumuskan rangkuman – rangkuman yang kemudian akan digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan.

Sesungguhnya teknik ini kelihatanya ilmiah dan secara teoritis dapat memanfaatkan pikiran para ahli yang bermutu tinggi, akan tetapi teknik delphi juga mengandung kelemahan, seperti :

a. memakan waktu lama, dan

b. Perlu ketrampilan bahasa yang tinggi untuk menyusun kuisioner yang baik dan sesuai dengan masalah yang diangkat.

4. IMPLIKASI MANAJERIAL DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Proses Pengambilan Keputusan dalam partisipatif dalam organisasi sekolah Manajerial yang baik. Rendahnya kemapuan kepala sekolah akan berpengaruh terhadap perolehan dukungan dari masyarakat khususnya dukungan dalam mengambilan keputusan yang dikeluarkan sekolah terkait dengan kebijakan dan rencana program pengembangan sekolah.

v Gaya pengambilan keputusan :

Ø Gaya Direktif (Pengarahan) adalah Suatu gaya pengambilan keputusan dengan ambiguitas/ketidakjelasan yang rendah dan cara berpikirnya yang rasional

Ø Gaya Analitis adalah suatu gaya pengambilan keputusan dengan toleransi yang tinggi terhadap ambiguitas/ketidakjelasan dan cara berpikirnya rasional

Ø Gaya Konseptual adalah suatu gaya pengambilan keputusan dengan toleransi yang tinggi untuk ambiquitas /ketidakjelasan dan cara berpikir intuitif yang tinggi juga

Ø Gaya Perilaku adalah suatu gaya pengambilan keputusan dengan toleransi yang rendah untuk ambiquitas/ketidakjelasan dengan cara berpikir intuitif yang tinggi